8 dicas para não errar no controle de estoque

Para fazer uma boa gestão, você precisa fazer controle de estoque. Confira passos simples para não errar nessa missão

Vamos direto ao ponto: você colocaria a mão no fogo pelo controle de estoque da sua empresa? Pois é. Apesar de se tratar de uma tarefa bem básica, o que notamos é que muitas vezes ela não é feita como se deveria. E então surgem os problemas: para começar, você achará que tem X unidades de tal produto, e só terá Y. Esse detalhe, acredite, pode dar muita dor de cabeça, prejuízo e, possivelmente, as consequências comprometerão o desempenho de toda a sua operação logística.

O controle de estoque serve para informar a quantidade disponível de cada item do estoque. Assim é possível controlar toda a movimentação de produtos e matérias primas

E não importa de qual empresa estamos falando: pequena, grande, e-commerce, indústria. Todas devem fazer o controle do seu estoque por um motivo básico: sobrar ou faltar produtos é um problemão para o funcionamento da empresa, compromete a satisfação dos clientes e pode virar um rombo no bolso do empreendedor. O controle de estoque é, sim, uma etapa fundamental para fazer uma gestão de estoque eficiente.

Imagine uma empresa com dezenas de lojas, em diferentes estados, e que também vende pela internet. Imagine a complexidade para gerir o fluxo de mercadorias, as entregas e tudo mais. Se o ponto de partida, ou seja, o controle do estoque, não for bem feito, toda a operação será comprometida, como em um efeito dominó. Pensando em um pequeno e-commerce, qualquer gasto indevido ou mal planejado também pode comprometer muito a vida do empreendedor. Perder vendas ou atrasar entregas, então, nem se fala.

Quando você faz (direito) o controle de estoque, você ganha:

• Otimizando o seu investimento.
• Levantando mais informações sobre suas vendas. Quando mais você souber sobre o seu negócio, melhor.
• Fazendo previsão da demanda dos consumidores mais precisas.
• Fazendo previsões e estimativas de pedidos de fornecedores mais precisas.

Ok. Mas como faço isso? Devo comprar um caderno timbrado, ou gastar milhões com um sistema complicadíssimo?

Há vários métodos para fazer controle de estoque. Você pode usar planilhas em Excel, ou optar por sistemas mais complexos, que podem até ser desenvolvidos de forma personalizada para sua empresa.

A melhor forma de fazer o seu controle de estoque é aquela que realmente funciona para você.

Ou seja, que atenda às necessidades da sua empresa, que resolva o seu problema e que caiba no seu bolso. Definir qual o melhor modelo de estoque para o seu negócio vai depender do porte da sua empresa, do que você oferece e do seu investimento.

Mas saiba que a qualidade do controle de estoque depende da qualidade da entrada da informação no seu sistema! Então, muito cuidado com economias burras. Muitas vezes, no meio do turbilhão de demandas do dia a dia, se o sistema de controle de estoque não for automatizado, a tarefa pode ficar perdida no meio de outras demandas, ou demandar muito tempo, e não ser realizada. Mais uma vez: a conta deste deslize vai chegar, e você não vai querer pagar. Então, melhor evitar logo.

Ou seja, que atenda às necessidades da sua empresa, que resolva o seu problema e que caiba no seu bolso. Definir qual o melhor modelo de estoque para o seu negócio vai depender do porte da sua empresa, do que você oferece e do seu investimento.

Mas saiba que a qualidade do controle de estoque depende da qualidade da entrada da informação no seu sistema! Então, muito cuidado com economias burras. Muitas vezes, no meio do turbilhão de demandas do dia a dia, se o sistema de controle de estoque não for automatizado, a tarefa pode ficar perdida no meio de outras demandas, ou demandar muito tempo, e não ser realizada. Mais uma vez: a conta deste deslize vai chegar, e você não vai querer pagar. Então, melhor evitar logo.

O passo a passo essencial para fazer um controle de estoque

1. Registrar tudo (que chega e que sai, mercadorias e insumos): isso significa criar um cadastro para cada item – e atualizar conforme houver alguma mudança de status – contendo informações como código e descrição, data de aquisição e de venda, além do preço pelo qual cada item foi vendido. Seja qual for o seus sistema (manual ou automatico), fazer isso é OBRIGATÓRIO.
2. Cheque seus registros: parece um detalhe besta, mas muitas empresas não fazem isso e acabam tendo problemas sérios quando descobrem que algo está errado com os valores. Uma dica é implementar algum sistema de “Inventário Rotativo”. Assim, o próprio sistema escolhe diariamente itens para checar e poderá detectar eventuais erros.
3. Atenção aos produtos perecíveis: se eles estragarem antes que você venda, você terá prejuízo. Por isso, não deixe de considerar esse detalhe quando planejar suas compras com fornecedores.
4. Cuide também da organização do espaço físico: se você tem um estoque, precisa também garantir que a mercadoria desejada seja facilmente encontrada no seu espaço. De nada adianta você ter todas as informações sobre o produto, se não consegue achá-lo com agilidade quando precisa. A organização permite que você avalie com precisão o espaço que precisa, ganhe tempo e evite gastos extras com infra.
5. Estabeleça processos de controle de estoque: para evitar falhas, o melhor é definir rotinas claras de atualização das ferramentas de controle. Por exemplo: toda vez que um produto for vendido, entrar imediatamente na planilha ou no sistema e  atualizar o status do produto e o estoque disponível na loja.
6. Envolva a equipe toda no processo: de que adianta investir em um sistema novo, se nem sua equipe (e muitas vezes nem você) saberão usá-lo da forma correta?
7. Mapeie e integre sua operação: se você faz controle de estoque, também controla dados sobre as vendas do seu negócio. Com isso, você ganha sabendo com exatidão quais são os produtos com maior e menor saída e com que frequência cada item tem que ser reposto. Descobrir isso é simples: basta analisar o histórico de vendas. A integração também possibilita uma maior sinergia com sua área de marketing e vendas para, por exemplo, realizar promoções de queima de estoque quando tem muito produto parado, ou investir naquele produto que tem maior demanda.
8. Programe as compras com fornecedores: crie um calendário com as datas de compra para cada item. Sistemas específicos para o controle de estoque podem até enviar alertas quando chegar a hora de fazer a reposição.

Lembre-se o sucesso do seu negócio depende de uma série de eventos encadeados, e qualquer erro nesse processo pode ter um custo alto! Então, não deixe de fazer o seu controle de estoque.